¿Necesitas ideas y consejos para dar una ponencia presentable? ¿Eres una experto en el tema del que vas a hablar pero tus dotes comunicativas te juegan a veces una mala pasada? ¿Te cuesta organizar tus ideas cuando las comunicas a pesar de que en tu mente están más que claras? ¿O quizá simplemente estás empezando en el mundo de la comunicación académica o empresarial y estás a punto de dar tu primera presentación?
Desde nuestra larga experiencia, y tras años compartiendo conocimientos sobre turismo, hostelería, gastronomía, gestión, queremos hoy compartir también contigo algunos consejos para dar una ponencia y que sea todo un acierto. Sencillas recomendaciones que te servirán para encauzar tus ideas y que tu público sea más receptivo. Y que servirán, en realidad, para cualquier tema o sector más allá del de el turismo y la hostelería. Esperamos que sean de utilidad.
1. El trabajo previo y la organización son fundamentales
No hay conferencia, clase o presentación exitosa que no se haya preparado con antelación. O al menos no es en absoluto habitual. Para empezar, el tema tiene que estar claramente definido.
En segundo lugar, debes plantearte cuáles son tus objetivos, qué pretendes conseguir con tu trabajo. Por ejemplo, si quieres crear dudas razonables en tus asistentes, o quizá abrir un debate tras la ponencia; si por el contrario, solo pretendes aclarar dudas y lagunas sobre un tema, o si lo que buscas es ampliar el conocimiento de los asistentes.
Una vez tengas claros todos estos puntos, es el momento de organizar a modo de esquema las ideas principales sobre las que queremos que verse nuestra ponencia. Un buen comienzo es un paso imprescindible para hacer un trabajo óptimo.
2. Es esencial que conozcas a tu audiencia
Otro de nuestros consejos para dar una ponencia y conseguir los mejores resultados es conocer a la audiencia a la que va dirigida. Estarás de acuerdo en que no se puede preparar y transmitir un tema de la misma manera si nuestra audiencia es un grupo de estudiantes que si se trata de hosteleros con amplia carrera en el sector. Es muy improbable que ni sus intereses, ni su forma de ver las cosas sea siquiera parecida.
Por eso, te recomendamos que tengas presente en todo momento (desde la preparación previa hasta las preguntas o intervenciones finales) a quién te estás dirigiendo.
3. Encuadra tu presentación dentro de límites temporales
Prepara un cronograma real, con los tiempos asignados de cada uno de los subapartados bien establecidos. Nuestro consejo es que tires por lo alto, es decir, que redondees hacia arriba la duración de cada punto. Es preferible que nos sobre tiempo y dejar esos minutos sobrantes para preguntas, sugerencias, mini debates, etc., que retrasarnos y tener que dejar la ponencia inacabada o terminar más allá de nuestro horario. En este segundo caso, además, corremos el riesgo de que los asistentes desconecten y ya no presten más atención que a sus relojes (o a sus móviles).
4. Ilustra tu ponencia con material audiovisual
Siguiendo con nuestros consejos para dar una ponencia, y fijándonos ahora más en la forma que en el contenido, te sugerimos que no descuides la primera. Porque aunque lo esencial es lo que se comunica, cómo se comunica tiene igualmente un papel crucial para que el mensaje llegue al receptor adecuadamente.
Así, y a no ser que seas un orador excepcional, lo propio es que te apoyes en la tecnología para ilustrar tus conocimientos y tus palabras. Pero calma, no es necesario ser ningún gurú de la informática para preparar una ponencia aceptable. Lo más habitual es ayudarse de una presentación con diapositivas que -cuidado aquí- también tenga los tiempos bien establecidos y se conjugue con tu discurso. Existen muchos programas en el mercado hoy en día para crear presentaciones animadas de una manera sencilla y con resultados bastante satisfactorios.
5. Utiliza un lenguaje directo, claro y conciso
Absolutamente fundamental para mantener el interés de tu audiencia y que no se pierdan en oratorias pomposas o jergas demasiado rebuscadas. Está más que claro que si estás ofreciendo una ponencia, será porque eres un experto en el tema; los asistentes ya lo saben o se lo imaginan, pero ellos lo que quieren y lo que necesitan es entender con claridad todo lo que vas a transmitirles. Es obvio que tendrás que manejar terminología específica, pero trata de hacerlo de un modo lo más claro posible.
Por otra parte, ten por seguro que si el lenguaje es demasiado enredado corres el riesgo de que tus oyentes pasen de escucharte a solo oírte. Por eso, te recomendamos que seas directo y claro en tus mensajes.
6. Fomenta el interés y la participación de los asistentes
Nuestro último consejo para que tu ponencia sea perfecta es que conectes con tu audiencia y que fomentes su participación. Para conectar con ellos, mantén el contacto visual, habla alto y claro, y procura no darles la espalda (menos aún si estás hablando en ese momento). Que se note que estás pendiente de ver que les interesa, de esforzarte por que les interese.
Por otra parte, para fomentar su participación, es buena idea interactuar con ellos planteando preguntas tras cada uno de los puntos principales y no únicamente al final de la ponencia. Conseguirás mantener su atención y que no se pierdan en un discurso que puede resultarles demasiado largo y algo tedioso. El hecho de que puedan participar aunque sea brevemente, y por supuesto, no todos los asistentes sino solo algunos, hará que la presentación fluya y sea mucho más agradable para todos, incluso para ti, el ponente.
Esperamos que este artículo haya sido de tu interés. Si necesitas más inspiración, recuerda que estamos aquí para ayudarte, siempre encantados de hacerlo. Contacta con Eduardo Serrano.
